在宅勤務でライバルに差をつける！　～Web会議

１．Web会議にノウハウがあるのか？

１．在宅勤務といえばWeb会議がつきものですよね。ぼーっとしていても参加でき、なんとなく終わってしまうものです。しかし、それではライバルに差をつけることはできません。　Web会議に必要な装備、準備、会議での進め方、会議の後の対応などをご説明したいと思います。

２．できるビジネスパーソンのWeb会議のノウハウはこれだ！

会議の基本原則＋Web会議での特性に応じた準備を考えればいいと思います。会議の基本原則：①会議のゴールとアジェンダを事前に準備し、送付、②会議後にメモを作成、Web会議の特性に応じた準備：Web会議用機器準備、会議中の確認等です。

３．詳しく、ご説明します！

会議の基本原則

まず、アジェンダの作成をしましょう。会議のゴールを思い浮かべ、書きます。この会議で何を決めたいのか、どういう状態になっていたいのか。それをゴールとして書いたあと、そこに到達するために何を議論していったらいいか、箇条書きにしましょう。それがアジェンダです。15分くらいで作れる範囲で作って決して大きな負担にならないようにしましょう。アジェンダをつくることで、自分だったらこう思う、と事前に考えることができ、また、会議でも思いついたことをみんながしゃべりだし、雑談会で終わることも防げます。

次に、会議後はメモの作成をしましょう。アジェンダのゴールに対して、どうだったか、アジェンダの項目ごとにどういう議論だったか、箇条書きで書いていきましょう。よければ関係者にもみてもらいましょう。会議と会議との間があく場合、特にえらい方はいろんな業務をしていて前回の議論を覚えていないことが多々あるのであなたの仕事の熱心さ、ビジネスパーソンとしてプロであることを認められると同時に、感謝されるでしょう。

Web会議の特性に応じた準備

まず、よいウェブカメラとスピーカーマイクを準備しましょう。在宅勤務は今後も続いていきます。コミュニケーション品質向上のため投資しましょう。具体的には、ロジクール製のウェブカメラ、Yamaha、Plantronics、Jabra、Ankerのスピーカーマイクがお勧めです。

次に、はじめての会議サービスであればできるだけ事前に接続試験をしましょう。WebEx、Teams、Zoom等様々なWeb会議サービスがあります。ブラウザによるアクセスでも、アプリなどのダウンロード、インストールの必要な場合があり、会議直前に他の出席者を待たせる、最悪出席できない、というのは社会人として避けるべきことです。ですから、例えばZoom等無料で使えるものであれば、仮にセットして通話ができるか確認してみるのはいかがでしょうか。

さらに、これは必須ではないですが、Web会議の機能を使いこなすというのがあります。大きく２点。①Web会議サービスの音声接続方法（WebExのみですが、音声を、インターネットか、（音質が安定する）電話を選べます）を使いこなす。②自分の顔以外の部屋の模様が映ることをさけるため、顔以外をぼかす機能（Teams、Zoomの機能。WebExは現在、iOSのみ。）の利用、SnapCameraによる部屋の画像置き換え機能を活用することです。

４．まとめ

いきなり全部は難しいかもしれないですね。ただ、漫然と会議に参加している人より、会議参加者に貢献する、会議の内容を自分のものにすることができることから、あなたの評価もあがるはず。ちょっとずつ自分のものにしていきましょう。