1.自分のチームで仕事が多く、チームが疲弊しているときってありますよね。
あなたがリーダーの場合どうすべきなのでしょうか。リーダーとしてすべきことを一緒に考えてみましょう。
2.その秘訣は入り口、出口をコントロールすることです。
たとえは悪いのですが、自分たちのチームを工場に見立てます。工場は入ってきた素材に対して付加価値をつけるよう加工して出します。工場が忙しい状況というのは入が多い状況です。工場の処理能力が急に2,3倍になるわけではないことから、仕組みとして何か手を打つ必要があります。具体的にどうしたらいいのでしょうか。
3.詳しくご説明します!
引き続き、工場の例で考えます。工場内のワークフローを考えます。工場にたくさんの注文が入った場合に考えられる対応は以下です。
[調整できるパラメーター]
入 :自分のチームで受けないと行けないものなのか(他のチームの案件か)、チームで作業着手できる状態まで情報など揃っているか(受けてはいいが相手待ちで滞留しないか)
処理能力:業務時間の延長(残業するか)、稼働効率を上げる(品質を落とす(とりあえず暫定対応で正式には別途など))
出 :入から出までの期間(納期を伸ばす)、出の方法(打ち合わせでなくメールや電話にして時間節約)
ここからは具体的に仕事でどうするかを考えます。
A)案件が来たときに、以下の対応をします。
1.この案件は自分のチームの案件か、普段より厳しく見ます(相手にはあとでフォローを)
2.案件対応するための情報などが揃っているか、手続きは終わっているか。終わってなければ終わってから改めて持ってきてもらう。
3.アウトプットはどのようなレベルか(暫定でいいか、丁寧なものが必要か)
4.アウトプットはどのような形でよいか(電話でよいか、打ち合わせが必要か)
5.納期を伸ばせないか(他の案件も来るかもしれないのでできるだけ長め)
B)チーム内では、以下のことをします。
1.チームメンバへの残業の依頼
2.チームの雰囲気を悪くしないよう、リーダーは普段より明るく、優しくメンバに接する
4.さらに
よくわからないけど案件がたくさんあるっていう状況はチームへ撮ってストレスです。案件管理票などで案件の処理状況を見える化し、やっていない案件に集中し、メンバのストレスを減らしましょう。